Delegacje, szkolenia i konferencje w czasach pandemii

W dobie pandemii wiele szkoleń, konferencji i spotkań odbywa się online. Wyjazdy służbowe są ograniczane do niezbędnego minimum.
W dobie pandemii wiele szkoleń, konferencji i spotkań odbywa się online. Wyjazdy służbowe są ograniczane do niezbędnego minimum. fot.123rf.com/Aleksandr Davydov

Kilka miesięcy temu, przed wybuchem pandemii koronawirusa, pracownicy wielu firm i korporacji regularnie uczestniczyli w szkoleniach i konferencjach, wyjeżdżali w delegacje. Sprawdzamy, jak aktualnie wygląda sytuacja w przedsiębiorstwach, które mają swoje siedziby na terenie Trójmiasta.



Czy zdarzył ci się wyjazd służbowy w czasie pandemii?

tak, odbywam wyjazdy służbowe 38%
tak, ale to była naprawdę wyjątkowa sytuacja 8%
nie, ale być może wkrótce taki wyjazd będzie 3%
nie, wyjazdy służbowe w firmie, w której pracuje zostały ograniczone 26%
nie, moja praca nie wymaga wyjazdów służbowych 25%
zakończona Łącznie głosów: 220
Dynamicznie zmieniająca się sytuacja epidemiczna na świecie i duże zróżnicowanie obostrzeń stosowanych w różnych krajach utrudnia planowanie podróży służbowych, a rosnące ryzyko zarażenia koronawirusem w Polsce sprawia, że w wielu firmach nadal zawieszone lub znacznie ograniczone są wizyty w innych oddziałach przedsiębiorstw czy w siedzibach partnerów biznesowych, zarówno za granicą, jak i w kraju.

- Pracodawcy zdają sobie sprawę z zagrożenia i starają się zminimalizować ryzyko transmisji wirusa pomiędzy pracownikami. Część firm wciąż działa w modelu zdalnym lub hybrydowym, a pracownicy są zachęcani do odbywania wirtualnych spotkań. Co więcej, na przestrzeni ostatnich miesięcy wiele procesów - decyzyjnych, HR-owych, administracyjnych - zostało dopasowanych do realiów pracy zdalnej. Sprawy, których załatwienie do niedawna było niemożliwe bez bezpośredniego spotkania decydentów reprezentujących różne regiony czy kraje, obecnie z powodzeniem są omawiane np. podczas wideokonferencji. Chociaż wirtualna forma kontaktu nie jest w stanie zastąpić wszystkich aspektów bezpośrednich spotkań (np. funkcji integracyjnej) i po zakończeniu pandemii firmy powrócą do organizowania podróży służbowych, to ich skala może być zdecydowanie mniejsza - mówi Anna Czyż, head of people and culture w Hays Poland.
W korporacji Hays międzynarodowe podróże służbowe zostały zawieszone już w marcu, w momencie wprowadzania przez wiele państw europejskich masowych obostrzeń. Ta zasada obowiązuje do dziś. Zaostrzeniu w ostatnim czasie uległy natomiast reguły delegacji na terenie Polski.

- Podróże na terenie Polski również były zawieszone przez wiele miesięcy. Od kilku tygodni wyjazd do innego oddziału Hays Poland jest możliwy wyłącznie w uzasadnionych biznesowo przypadkach i tylko w sytuacji, gdy sam pracownik komunikuje chęć odbycia takiej podróży. Biorąc pod uwagę rozwój sytuacji w kraju, jeszcze ostrożniej podchodzimy do wyjazdów służbowych, a każde zgłoszenie chęci odwiedzenia innego oddziału firmy jest rozpatrywane indywidualnie - dodaje Anna Czyż.
Podobnie jest w Blue Media, gdzie pracownicy już w połowie marca przeszli całkowicie na zdalne szkolenia i konferencje.

- Nadal taką formę wydarzeń rekomendujemy naszym pracownikom. Pandemia wymusiła na nas także ograniczenie podróży służbowych i obecnie są one realizowane tylko w wyjątkowych sytuacjach. Obserwujemy znacznie większą gotowość do prowadzenia spotkań w trybie online po stronie naszych klientów i partnerów biznesowych. Rzeczywistość, z jaką przyszło się nam zmierzyć, to wielkie wyzwanie dla wszystkich - organizatorów szkoleń i konferencji, działów HR i administracji rekomendujących wydarzenia, wreszcie pracowników, którzy chcą się szkolić i podnosić swoje kwalifikacje - mówi Dominika Kotuła-Gibas, head of HR & administration z Blue Media.
Co roku pracownicy tej korporacji brali udział nawet w kilkuset wydarzeniach, dzielili się swoją wiedzą, jak i słuchali innych branżowych ekspertów.

- Ważnym elementem było także nawiązywanie nowych kontaktów. Networking to niezaprzeczalnie jedna z największych wartości konferencji. Siłą rzeczy w czasie pandemii jest to utrudnione albo diametralnie zmieniło swoją formę, np. poprzez wykorzystanie do tego narzędzi typu Linkedin - wyjaśnia Dominika Kotuła-Gibas.
Okazuje się jednak, że ta sytuacja może mieć także zalety.

- Z drugiej strony, w związku z tym, że większość wydarzeń przeniosła się do sieci, większa liczba pracowników ma możliwość w nich uczestniczyć. Do tej pory w konferencjach, które często odbywały się w innych miastach, uczestniczyli tylko wybrani pracownicy. Teraz praktycznie każdy może sobie wybrać interesujące go panele dyskusyjne lub wykłady eksperckie i poszerzać swoje kompetencje wedle potrzeb. Wiemy jednak, że pracownicy muszą spędzać i tak wiele godzin tylko przed komputerem, dlatego staramy się, aby rekomendowane przez nas szkolenia online przekazywały jedynie najpotrzebniejszą wiedzę - zauważa Dominika Kotuła-Gibas.

Ograniczenie podróży zagranicznych w branży odzieżowej



Specyfika pracy polskiego przedsiębiorstwa odzieżowego LPP, które jest właścicielem pięciu marek odzieżowych: Reseved, House, Cropp, Mohito i Sinsay, wymagała dotąd częstych wyjazdów służbowych pracowników do innych oddziałów firmy, sklepów czy kontrahentów, zarówno w kraju, jak i za granicę. Wraz ze zmianami, jakie przyniosła za sobą pandemia, podejście do wyjazdów służbowych musiało i tu ulec zmianie. Inne zasady obowiązują w przypadku podróży wewnątrz Polski, a inne w przypadku wyjazdów zagranicznych.

- Wraz ze zmianami jakie pojawiły się w naszym kraju, w związku z pandemią COVID-19, wprowadziliśmy adekwatne zmiany w kwestii wyjazdów służbowych wśród pracowników naszej firmy decydując o ich ograniczeniu. Biorąc jednak pod uwagę skalę naszej działalności oraz charakter pracy niektórych zespołów, musieliśmy wprowadzić odmienne zasady dotyczące delegacji krajowych oraz zagranicznych. O ile wyjazdy krajowe są dozwolone, o tyle staramy się ograniczać ich liczbę. Niemniej do odwołania zrezygnowaliśmy z kierunków zagranicznych, a wyjątek stanowią jedynie tzw. sytuacje nadzwyczajne, które dopuszczają podróż tylko na terenie Europy i po uprzedniej zgodzie dyrektora lub zarządu. Wprowadzone zasady obowiązują w LPP do odwołania. Dodatkowo, mając na uwadze dynamicznie zmieniającą się sytuację, staramy się rozpatrywać każdy przypadek indywidualnie - mówi Monika Wszeborowska, PR Manager z LPP.

Szkolenia i spotkania w branży budowlanej



Inną specyfiką charakteryzuje się branża budowlana, w której realizacje często wymagają regularnych spotkań z inwestorami, partnerami biznesowymi czy konsultacji z ekipami prowadzącymi prace. W trakcie pandemii zostały one ograniczone do niezbędnego minimum. Sprawy, które nie wymagają omówienia na budowie są przeprowadzane zdalnie. Te, w których kontakt osobisty jest niezbędny, z reguły odbywają się w mniejszym gronie.

- Epidemia koronawirusa sprawiła, że zarząd Doraco zadecydował o konieczności opracowania procedur dostosowanych do panującej sytuacji, wśród których znalazły się także nowe zasady dotyczące odbywania wyjazdów służbowych i szkoleń. Większość spotkań służbowych aktualnie odbywa się na zasadzie tele- lub wideokonferencji, w których udział może wziąć nawet kilkanaście osób. Spotkania bezpośrednie zostały ograniczone do minimum, a jeśli są konieczne, osoby w nich uczestniczące muszą zachować wszelkie środki ostrożności (pomiar temperatury, maseczki, dezynfekcja rąk). Ponadto jeśli wyjazd służbowy jest niezbędny, Zarząd spółki zaleca korzystanie z aut służbowych, a nie komunikacji masowej - wyjaśnia Karol Zduńczyk, prezes zarządu Korporacji Budowlanej Doraco.
Podobnie jest ze szkoleniami. Te, które mogą odbyć się w formie wideokonferencji, przeprowadzane są online.

- Pozostałe szkolenia, wymagające bezpośredniej obecności uczestników, są prowadzone w siedzibie spółki dla małych grup osób, dostosowanych do wielkości sali konferencyjnej, tak, aby zachować wymagany dystans społeczny - dodaje Karol Zduńczyk.

Opinie (27) 3 zablokowane

  • Czyli można. A dawniej mówili że nie. Moda się zmienia.

    Obostrzenia, kospotkanie, najsampierw, ajakże.

    • 9 0

  • Schematy

    Dlaczego na tym zdjęciu jakość obrazu na monitorach jest idealna, a osoby uczestniczące w telekonferencji są młode, piękne, nieskazitelne? Dlaczego Państwo - jako redakcja - powielacie takie schematy i przyczyniacie się w ten sposób (tak, tak!) do problemów, jaki u "zwykłego" Kowalskiego mogą się pojawić, kiedy ogląda takie zdjęcia?

    • 38 4

  • To jest stockowe zdjęcie a tam wszystko jest piękne i idealne jak w reklamach tabletek przeciwbólowych:)

    • 13 1

  • Piekni, mlodzi i bogaci

    Młodzi, piękni, uśmiechnięci. Apartament nad morzem, dziecko w prywatnej szkole, żona w pięknym aucie robiąca karierę zawodową. Kolacja w restauracji a w weekend teatr, wystawa albo weekend w spa.
    A później dzwoni budzik i trzeba wstać i zapierd... do biedronki na kasę

    • 21 2

  • Jak pokazali zwykłych Kowalskich to się od razu połączenie zerwało, bo w XIX w. nie było jeszcze internetu.

    • 9 2

  • To nonsens !

    • 2 2

  • Zacznijmy od tego że zarażonych jest mniej jak 0,5% a 99% ponosi tego kosekwencje

    • 16 7

  • Większość tej pracy jest zbędna

    Nie cierpię szkoleniowych korpopozerskich szczurów! Nic nie maja w głowie, a chcą uczyć innych. Te działania HR, konferencje i szkolenia z reguły są zupełnie bez sensu.

    • 25 1

  • To się zwolnij z korporacji wtedy nie będziesz miał takich szkoleń

    • 4 6

  • To wszystko jest fikcją.
    Gdzie niby tak jest?
    Szkolenia?
    Owszem, są - lecz niczego nie wnoszą..
    Poza tym szara rzeczywistość...

    • 10 0

alert Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.

Moim zdaniem

Ludzie biznesu

Monika Płocke

Banking Technology, Head of Change and Technology Capabilities w Nordea Bank AB. Absolwentka...