Na początku był tylko niepokój - o przyszłość, stabilność finansową swoją i klientów. Jak pracować w chaosie informacyjnym i jak podejmować czasami trudne decyzje mające wpływ na przyszłość firmy? W kolejnym odcinku cyklu Wirus zmienia biznes rozmawiamy z Joanną Żebrowską, prezes JB Solutions i Jackiem Basiukiewiczem, prezesem Grupy JBS zajmującej się obsługą księgowo-kadrową. Tydzień temu o prowadzeniu firmy w czasach pandemii opowiadali Bartosz Borowski i Adam Grzeszczak - współwłaściciele firmy ZAPP aranżacje. Już za tydzień rozmowa z Tomaszem Sznajderem, prezesem Primagran, firmy oferującej zlewozmywaki granitowe oraz akcesoria kuchenne.
- Pierwsze dni pandemii pamiętamy pod znakiem dużej niepewności i próby zaplanowania działań umożliwiających pracę w różnym wariancie, tj. przyspieszenie ostatnich działań związanych z już rozpoczętą przez nas właściwie kilka lat wcześniej digitalizacją dokumentów, która musiała odbyć się jeszcze szybciej - wspomina Jacek Basiukiewicz, prezes Grupy JBS.- Z drugiej zaś strony kwestia zabezpieczenia odpowiedniej liczby mobilnego sprzętu oraz oprogramowania pozwalającego na bezpieczeństwo pracy zdalnej z zachowaniem niezbędnej w naszej branży poufności i dyskrecji. Pamiętam też medialny chaos informacyjny, który powodował niepewność wśród naszych pracowników oraz klientów - dodaje Joanna Żebrowska, prezes JB Solutions. Grupa JBS to nie tylko biuro, które działa w Gdańsku, ale także w Warszawie, Krakowie i Londynie.
- Najważniejsze były sprawy związane z naszymi klientami i dostarczeniem im wsparcia w tym trudnym okresie. Nie mogliśmy sobie pozwolić na zatrzymanie procesu wspierania ich firm. Tym bardziej, że co chwilę pojawiały się nowe, niesprawdzone informacje - dodaje Basiukiewicz. - Z jednej strony pracowaliśmy nad tym, aby nikt nie odczuł spadku jakości usługi, z drugiej nad tym, aby dostarczać im najbardziej sprawdzone informacje dotyczące wsparcia dla przedsiębiorców i utrzymania się w tej ciężkiej sytuacji.Na początku był przede wszystkim niepokój
Jak większości firm w początkowym okresie pandemii, tak i w JB Solutions czuć było przede wszystkim niepokój.
- Czuliśmy niepokój związany z przyszłością niektórych naszych klientów czy ich płynnością, która bezpośrednio ma też wpływ na nas. Realizujemy stabilną strategię rozwoju, dlatego staramy się zabezpieczać na "wszystkie czasy", jednak sytuacja, jaka miała miejsce w pierwszych dniach, i chaos informacyjny wpływający na wiele decyzji były trudne - opowiada Jacek Basiukiewicz.
Już w pierwszych dniach, w których pojawiły się informacje o sytuacji w Europie dotyczącej pandemii, w firmie podjęte zostały kroki przygotowawcze.
- Kiedy zostały zapowiedziane faktyczne restrykcje ze strony polskich organów, w ciągu jednego dnia (w sobotę) dokonaliśmy przeniesienia większości z naszej ponad sześćdziesięcioosobowej kadry na pracę zdalną poprzez przekazanie służbowych laptopów, dostosowanie zabezpieczeń, procedur czy oprogramowania VPN umożliwiającego pracę z domu - mówi Basiukiewicz. - Wdrożyliśmy zmiany w komunikacji z klientami, przechodząc z niektórymi całkowicie na komunikację online poprzez przesyłanie dokumentów tylko na adres e-mail lub ich upload w aplikacji Fakturuj.to.Zwłaszcza na samym początku wszystkie spotkania organizowane były online, przez Microsoft Teams. Klienci otrzymywali link do spotkania.
- W wielu przypadkach taka forma się spodobała, tak że do tej pory odbywamy z wieloma firmami już jedynie telekonferencje poprzez Teams lub inne aplikacje do tego przeznaczone, jeśli ktoś ma inne preferencje w tym zakresie - dodaje Żebrowska. - Ten czas pokazał też, jak ważnym aspektem w księgowości dla klientów jest wsparcie i merytoryczna wiedza, którą nasi doradcy dostarczali za pomocą e-mail marketingu.Pandemia motywacją do wprowadzenia zmianWedług prezesa Basiukiewicza takie nadzwyczajne okoliczności jak pandemia mogą być motywacją do wprowadzenia zmian, które czekały na później lub przyspieszenia trwających procesów.
- W naszym przypadku od kilku lat przygotowujemy się do postępującej digitalizacji, cyfryzacji czy pracy z klientami rozproszonymi po całej Polsce, a nawet po świecie. Choć mamy biura w Gdańsku, Warszawie i Londynie, to faktycznie obecnie obsługujemy kilkadziesiąt firm w zakresie polskiej lub brytyjskiej księgowości i kadr firmy z wielu innych miast i krajów, tj. Szwecji, Norwegii, Niemiec, Hiszpanii, Belgii, Holandii, Ukrainy czy USA - wyjaśnia Basiukiewicz. - Niemniej w ostatnich miesiącach przyspieszyliśmy prace nad usługą JBS Online, która będzie skierowana do firm oczekujących wyłącznie obsługi zdalnej - takiej, która jest dostarczana przez profesjonalne biuro księgowe, nie zaś tylko przez aplikację internetową.Coraz większą rolę spełniają też materiały cyfrowe, które w obecnym, szybko zmieniającym się otoczeniu są źródłem bieżącej wiedzy, tj. e-booki czy spotkania oraz szkolenia online. Wiele konferencji również obecnie utrzymało swoją obecność, proponując formę online, co stwarza możliwość uczestniczenia w większej liczbie takich wydarzeń, w których np. ze względu na lokalizację w normalnych okolicznościach nie bylibyśmy w stanie dotrzeć w danym terminie.
- W Polsce znam dwie, może trzy firmy, które pomimo skali nie mają własnego biura i praktycznie od zawsze pracują z klientami online. Taki model biznesowy może się sprawdzić - ponieważ jest wygodny. W naszej perspektywie ciężko byłoby w 100 proc. wyjść z biura - jednak na pewno jesteśmy w stanie pracować online w wielu ważnych dla przedsiębiorców zakresach - mówi Joanna Żebrowska. - A co to daje? Przede wszystkim dostęp do specjalistów z każdego miejsca na ziemi. W dalszym ciągu trzeba się umówić, ale ten kontakt może być szybszy i dużo bardziej skuteczny.Trudna sytuacja wpływa na pracę w zespole
- To, co w jakimś stopniu w pierwszej chwili negatywnie wpłynęło i może mieć również znaczenie w przyszłości, to z perspektywy firmy takiej jak nasza był wpływ na współpracę w zespole. W sytuacji rozwoju kadr jednak ten osobisty kontakt ma duże znaczenie dla komfortu zwłaszcza nowych pracowników czy przebiegu wdrożenia - mówi prezes Basiukiewicz. - Obecna sytuacja wymusza zatem podejmowanie innych działań mających na celu integrację zespołu, szkoleń, przygotowywania większej liczby wewnętrznych materiałów szkoleniowych czy instrukcji w formie cyfrowej.Jak podkreśla Basiukiewicz, w tym samym czasie mocno przyspieszyła transformacja cyfrowa, a raczej została wymuszona, oraz poszerzyło się grono przedsiębiorców skłonnych do organizowania spotkań w postaci telekonferencji, co długofalowo jest pozytywnym aspektem.
- Na szczęście byliśmy na to przygotowani z perspektywy chociażby narzędzi online. Ze względu na to, że nasze oddziały znajdują się jeszcze w trzech innych miastach, takie spotkania online dla nas czy dla naszych klientów nie były czymś nowym - dodaje Żebrowska.Pomoc, ale w granicach zdrowego rozsądku
W opinii Jacka Basiukiewicza jak na razie polscy przedsiębiorcy poradzili sobie relatywnie dobrze z restrykcjami wymuszonymi przez pandemię.
- Jeśli mielibyśmy spojrzeć na sporą grupę, bo ponad 500 naszych klientów, z którymi mamy na co dzień styczność, to te szanse oceniam bardzo wysoko - widzimy, że prawie wszyscy przedsiębiorcy podchodzą z ostrożnością oraz przygotowują się na różne scenariusze. Wszyscy klienci otwarci są też na poszerzającą się komunikację online, co nas bardzo cieszy - podkreśla Basiukiewicz. - Ważne, żebyśmy potrafili też się wspierać w tej walce, jeśli jest to możliwe, bo jak wiemy, obecna sytuacja i spowolnienie gospodarcze niektóre branże dotknie w szczególny sposób, inne zaś będą rozwijały się tak jak dotychczas lub może nawet szybciej. Taką rolę mogą pełnić wszelkiego rodzaju działania dążące do poszerzania wiedzy czy świadomości przedsiębiorców lub spotkania w postaci webinariów pozwalające wymieniać doświadczenia.Jak dodaje Basiukiewicz, jest on zwolennikiem wolnego rynku i przede wszystkim nieprzeszkadzania przedsiębiorcom poprzez upraszczanie systemu.
- Jednakże obecna sytuacja jest na tyle wyjątkowa i nacechowana tą dużą ingerencją państwa w codziennie życie, że nie wyobrażamy sobie, aby państwo nie wsparło przedsiębiorców, zwłaszcza w branżach, które bezpośrednio lub pośrednio cierpią na wprowadzanych restrykcjach. Wszystko w granicach zdrowego rozsądku - podsumowuje.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
Filmy