O tym, że zarządzanie biurowcem jest czymś innym niż administrowanie osiedlem, że na rynku przestrzeni biurowych o wysokim standardzie tak naprawdę konkurencja czasem toczy się o eurocenty czy ilość włosa w wykładzinie i czym właściwie jest facility management, rozmawiamy z Wojciechem Walania, facility managerem w Olivia Business Centre.
Obiekty biurowe dziś to czasem takie małe miasteczka. Jest biuro, ale obok jest też mały sklepik, kawiarenka, czy nawet punkt bankowy. A do tego kilometry korytarzy, dróg czy chodników. Wszystko naszpikowane elektroniką. Jak zarządza się taką nieruchomością, takim małym miasteczkiem?
Wojciech Walania: - To poważne wyzwanie. Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi to zupełnie inna materia niż np. administrowanie osiedlem mieszkaniowym. Zresztą nawet w segmencie tzw. komercyjnym inaczej zarządza się galeriami handlowymi, inaczej magazynami czy nieruchomościami przemysłowymi, a jeszcze inaczej właśnie obiektami biurowymi. To nazywa się facility management.
Dobry menedżer oglądając np. prognozę pogody zastanawia się jaki będzie ona miała wpływ na funkcjonowanie budynku, którym zarządza.
Czyli?- Niestety, nie ma polskiej nazwy dla tej specjalności. A obejmuje ona szereg dziedzin, jak funkcjonalność budynków i integracja ludzi w nich pracujących, procesów i technologii. To zdecydowanie coś więcej niż zarządzanie samym obiektem. Tu mówimy o zarządzaniu przestrzenią, nie tylko nieruchomością, o zarządzaniu usługami w tej przestrzeni. Ta przestrzeń to nie tylko obiekt, to nie tylko technika, która zresztą jest bardzo mocno zaawansowana, więc do tego potrzeba specjalistów, którymi też trzeba zarządzać. To więc także zarządzanie zespołem ludzkim. To także współpraca z rezydentami, z którymi staramy się mieć bezpośredni kontakt. W Olivia Business Center pracuje kilka tysięcy ludzi. Oczywiście nie będę się przechwalał, że pamiętam wszystkich. Podstawową sprawą jest jednak otwarcie na wszelkie relacje i uwagi. Czasem porównuję to do funkcji kapitana na statku, który jest na środku oceanu. Muszę mieć pewność, że załoga wie co robić, że maszyna działa, że jest właściwie naoliwiona. Nawet jeżeli nie mamy zgłoszenia od naszego rezydenta, to my musimy wiedzieć szybciej czy nie będzie mu za ciepło bądź za zimno. Jedne obchody robimy codziennie, a inne nawet kilkakrotnie na dobę. Jak na statku, z listą sprawdzamy punkt po punkcie. Oczywiście w razie czego możemy liczyć na wsparcie...
...z lądu.- Tak. Niemniej organizacyjnie, jako zespół musimy być tak przygotowani jakbyśmy byli na środku oceanu i jakbyśmy nie mogli liczyć na pomoc. W takich obiektach jak nasze np. agregaty prądotwórcze to standard. Możemy więc zachować pełną autonomię w budynku. Dziś bez prądu trudno nawet skorzystać z toalety, a tym bardziej z windy. Dobry menedżer oglądając np. prognozę pogody zastanawia się jaki będzie ona miała wpływ na funkcjonowanie budynku, którym zarządza. My akurat funkcjonujemy w trybie wyprzedzonym, więc nawet prognozę pogody sprawdzamy wcześniej. Jak zapowiadają upały, to trzeba sprawdzić klimatyzację, jak mają być obfite opady śniegu to trzeba sprawdzić czy ekipa od odśnieżania jest gotowa.
Ważne jest także nieustanne podnoszenie swoich kwalifikacji, bo cały świat idzie do przodu - utrzymanie nieruchomości to nie jest stan stały tu wszystko się zmienia - tak jak ta pogoda.
Czy osoba zajmująca się facility managementem musi mieć jakieś specjalne przygotowanie?- Jakiś czas temu nastąpiła deregulacja zawodów związanych z rynkiem nieruchomości, czyli pośredników nieruchomości i zarządców nieruchomości. Tak zdecydowano. Ja jeszcze według starej zasady musiałem uzyskać licencję z ministerstwa infrastruktury, kształciłem się w tym zakresie na Politechnice Gdańskiej. Trzeba było skończyć studia podyplomowe. Oczywiście ktoś powie, że studia studiami, a życie, życiem... i trochę ma rację bo najważniejsze jest doświadczenie i to znacznie szersze niż tylko w samym zakresie nieruchomości, nie mniej jednak wiedza zdobyta na uczelni i potwierdzona licencją jest ważna. Ważne jest także nieustanne podnoszenie swoich kwalifikacji, bo cały świat idzie do przodu - utrzymanie nieruchomości to nie jest stan stały tu wszystko się zmienia - tak jak ta pogoda.
Jednak ogólne zasady dotyczące zarządzania nieruchomościami komercyjnymi są chyba wspólne?- Nie ma jednego modelu. Po deregulacji zresztą będzie o to jeszcze trudniej. Standardy są podobne, szczegóły każdy wypracowuje sam. Trzeba umieć korzystać z doświadczeń innych i wciągać wnioski ze swoich działań. Jestem przekonany, że projekt, który realizujemy, czyli Olivia Business Center jest projektem unikalnym nie tylko na skalę Trójmiasta czy Pomorza, ale wręcz na skalę całego kraju. Są oczywiście organizacje, jak chociażby International Facility Management Association, której jestem członkiem. Skupia ona osoby zajmujące się tą materią. Członkowie dzielą się doświadczeniami między sobą, a także próbują wypracować wspólne standardy. Ta organizacja ma też polski oddział.
Mówił Pan, że dziś obsługa nieruchomości obejmuje też wiele innych procesów nie tylko wynajem powierzchni. Czy ta obsługa jest wliczona w cenę najmu?- To zależy od zakresu umowy. Na rynku przestrzeni biurowych o wysokim standardzie tak naprawdę konkurencja czasem toczy się o eurocenty czy ilość włosa w wykładzinie. Trudno powiedzieć, że wszystko jest w cenie. Na pewno są zakresy usług, które są usługami dodatkowo płatnymi. Zresztą różne są też potrzeby najemców. Jeden rezydent będzie chciał, aby biura sprzątano raz w tygodniu, a drugi, aby dwa razy. Ich koszt obsługi będzie różny. Jednak moim celem nie jest zysk, a komfort naszych rezydentów. W sytuacja nagłych, gdy - trzymając się porównań marynistycznych - "człowiek za burtą", zawsze staramy się pomóc. Przecież gdy coś się zepsuje czy wyleje się kawa tuż przed ważnym spotkaniem, nie będziemy podpisywać aneksów do umowy. Po prostu pomagamy.
Nam dużo łatwiej negocjować z dostawcą internetu czy z firmami cateringowymi dobre ceny, niż poszczególnym, pojedynczym najemcom.
Rezydenci korzystają z usług jakie zapewniacie, czy wolą radzić sobie sami?- Chętnie korzystają, coraz chętniej. Nie wychodzimy z tym na siłę. To ma być wsparcie. Każdy ma inne oczekiwania, inne wymagania. Taką usługą może być np. wsparcie logistyczne przy organizacji spotkań, konferencji, wyjazdów zagranicznych, nawet rezerwacje hoteli, biletów lotniczych, poprzez pomoc w znalezieniu mieszkania dla pracowników rezydenta czy w nagłej sytuacji nawet pomoc w zorganizowaniu serwisu lub holowania samochodu firmowego do warsztatu. Mamy jednak już efekt skali. Nam dużo łatwiej negocjować z dostawcą internetu czy z firmami cateringowymi dobre ceny, niż poszczególnym, pojedynczym najemcom.
Jak duży zespół, a właściwie powinnam powiedzieć załoga, czuwa nad bezpiecznym rejsem tego statku?- Zespół, który zajmuje się nieruchomością, od osób które dbają o czystość czy bezpieczeństwo, po serwisantów i administratorów, to ponad 100 osób. Są to pracownicy, jak i współpracownicy z firm zewnętrznych.
A jak powstaną nowe obiekty OBC...... to zespół się powiększy. Dla nas najważniejsze jest zapewnienie jakości, co z mojej perspektywy jest wręcz kluczowe. Dla naszego rezydenta ważne są tak naprawdę dwie rzeczy. Po pierwsze, czas reakcji. Jeżeli zwracają się z problemem, to chcą wiedzieć, że ktoś się szybko tym zajmie. Niezależnie od stopnia skomplikowania. Czy to tylko wylana kawa, skrzypiące drzwi, czy duża usterka. Oczywiście nie zawsze wszystko uda się naprawić od ręki, ale ważne jest aby podjąć działania. I tu kolejna sprawa, czyli informacja zwrotna. Poinformowanie o przebiegu sprawy i przewidywanym czasie jej zakończenia. Trzeba maksymalnie zminimalizować stres i odczuwanie problemu dla naszego rezydenta.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
Filmy
