Dostęp pracodawcy do poczty pracownika

Co zrobić w sytuacji, w której pracodawca przegląda pocztę pracownika? Czy ma do tego prawo i czy można się przed tym uchronić? Dostęp pracodawcy do zawartości służbowych skrzynek pocztowych pracowników budzi liczne wątpliwości, ponieważ brakuje regulacji prawnych, które jednoznacznie rozstrzygnęłyby ten problem.

Wiadomości wysyłane z poczty służbowej były przekazywane do wiadomości szefa na jego skrzynkę pocztową. Wiadomości posiadały treść służbową, ale miały indywidualny charakter, dotyczyły kwestii rozliczenia mojej delegacji służbowej. Czy przełożony miał prawo bez mojej wiedzy i zgody wydrukować ich treść i czytać publicznie w obecności trzydziestu pracowników? Treść wiadomości ważna była dla pozostałych pracowników, rozstrzygała pewne kwestie prawne. Moje wątpliwości budzi jedynie forma jej przekazania, czyli publicznego odczytywania mojej poczty.
Na pytanie odpowiada Dariusz Mądry, radca prawny z MGS Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Mądry, Sznycer, Cwalina-Kowalewska, Sambożuk Sp.p.

Z reguły pracownicy korzystają z elektronicznych skrzynek pocztowych, udostępnianych przez pracodawcę. Pracodawca jest również zazwyczaj właścicielem serwerów lub dysków, na których gromadzona jest korespondencja służbowa. Elektroniczne skrzynki pocztowe, podobnie jak sprzęt i oprogramowanie komputerowe stanowią narzędzia pracy, w które pracodawca wyposaża swoich pracowników. Narzędzia te, z założenia, służyć mają wykonywaniu obowiązków służbowych. Pracownik wykonując swoje zadania działa na rzecz pracodawcy, dlatego korespondencja służbowa pracownika dotyczy zawsze działalności prowadzonej przez pracodawcę. Korespondencja służbowa stanowi wytwór pracy pracownika, do którego pracodawca posiada pełen dostęp. Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. Dz.U. 2006 r. Nr 90 poz. 631 z późn. zm.) pracodawca nabywa majątkowe prawa autorskie do wszystkich utworów wytworzonych przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy. Kontrowersje budzi jednak prawo pracodawcy do stałego monitorowania pracy pracownika oraz przeglądania wszelkiej korespondencji znajdującej się na służbowej skrzynce pracownika.

Z jednej strony, pracodawca w ramach uprawnień kontrolno-nadzorczych uprawniony jest i zobowiązany do organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy oraz do dążenia do osiągania przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, należytej wydajności i jakości pracy (stanowi o tym art. 94 pkt 2 kodeksu pracy). Pracodawca powinien więc być uprawniony do kontrolowania skrzynek pocztowych pracowników, w celu realizacji dbałości o prawidłową organizację pracy. Dzięki takiej kontroli pracodawca jest w stanie monitorować jakość pracy, jak również rzetelność pracownika. Kontrola skrzynek pocztowych pozwala również na ochronę interesów pracodawcy - umożliwia weryfikację, czy pracownik np. nie ujawnia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy lub czy nie podejmuje działań na szkodę pracodawcy.

Powszechnie postuluje się, aby pracodawca informował pracowników o możliwości monitorowania ich pracy, w tym również o przeglądaniu skrzynek pocztowych pracowników. Pracownicy mogą zostać powiadomieni w dowolnej formie o formach kontroli prowadzonej przez pracodawcę. Nie muszą to być oczywiście szczegółowe informacje o tym, kiedy i w jakim zakresie podejmowana jest kontrola, gdyż zatraca to sens takiej kontroli. Jednak pracownicy powinni mieć świadomość tego, w jaki sposób pracodawca weryfikuje ich pracę. Takie uprzedzenie pracowników pozwoli pracodawcy uniknąć zarzutów związanych z naruszeniem godności pracowników.

Nie należy jednak całkowicie przekreślać prawa pracodawcy do swobodnej kontroli pracy pracowników również bez wcześniejszego uprzedzenia pracowników. W sytuacji, gdy pracodawca nabiera uzasadnionych podejrzeń co do rzetelności lub lojalności pracownika, uprawniony jest do podjęcia doraźnej kontroli w każdej formie, która nie jest prawnie zakazana. Istotne jest jednak, aby kontrola podejmowana bez uprzedzenia nie sprowadzała się do stałego monitorowania pracy pracownika. Działania polegające na stałej kontroli mogą być bowiem w skrajnych sytuacjach ocenione jako szykana lub mobbing pracownika, co wiąże się z określonymi roszczeniami przysługującymi pracownikowi.

Istotnym problemem jest również korespondencja prywatna pracowników prowadzona za pośrednictwem służbowych skrzynek mailowych. Jeśli pracodawca nie wprowadził wyraźnego zakazu prowadzenia takiej korespondencji, nie może on w czasie podejmowanej kontroli zapoznawać się z prywatnymi wiadomościami pracowników. Za naruszenie tajemnicy korespondencji pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej, a nawet karnej. Jednak również w przypadku takiej korespondencji, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może zapoznać się z jej treścią. Uzasadnione sytuacje będą miały w szczególności miejsce w razie wprowadzenia jasnego zakazu wykorzystywania skrzynki służbowej do prowadzenia prywatnej korespondencji. Pracodawca, chcąc zweryfikować, czy pracownik przestrzega zakazu, może zapoznać się z taką korespondencją, jednak wyjątkowo ostrożnie należy postępować w przypadkach gdy oczywiste jest, że dana wiadomość jest wiadomością prywatną. Jeśli więc, dla przykładu, już po tytule wiadomości można stwierdzić, że jest to wiadomość prywatna, pracodawca powinien powstrzymać się od jej odczytania.

W sytuacji opisanej przez czytelniczkę, pracodawca bez jej wiedzy i zgody wydrukował treść wiadomości służbowej i przeczytał ją w obecności innych osób. Takie działanie pracodawcy może być ocenione jako nieprawidłowe. Pracodawca powinien uprzedzić pracownicę o możliwości kontrolowania jej skrzynki pocztowej. Pomimo tego, że prawa do wytworu pracy czytelniczki przysługują jej pracodawcy, niewłaściwe wydaje się postępowanie pracodawcy, który bez wiedzy pracownicy pozyskuje dostęp do jej skrzynki pocztowej oraz odczytuje prowadzoną przez pracownicę korespondencję w obecności osób trzecich. Istotny może być również kontekst tej sytuacji, jeśli działanie pracodawcy miało na celu poniżenie czytelniczki, lub nosiło znamiona szykany, to działania pracodawcy można poczytać jako zabroniony mobbing.