Pandemia całkowicie zmieniła podejście do pracy biurowej. Praca zdalna stała się naszą codziennością, jednak czy przez to opustoszały biura tradycyjne? O tym, jak zmieniło się podejście firm do wynajmowania powierzchni biurowych, jak funkcja biura, z miejsca pracy, zmieniła się na miejsce spotkań i wymiany pomysłów i dlaczego nie każdy zatrudniony musi mieć swoje stałe miejsce pracy rozmawiamy z Martą Burak, dyrektor ds. komercjalizacji w Collab i Sebastianem Rączkowskim, dyrektorem zarządzającym w Collab - firmie zajmującej się wynajmem elastycznych powierzchni biurowych.
Ostatnie lata były dosyć burzliwe, najpierw pandemia, później wojna w Ukrainie. Jak to zamieszanie na świecie wpłynęło na rynek biurowy? Czy tradycyjne biura to już przeżytek, a wysiadywanie ośmiu godzin dziennie przy biurku to przeszłość?Część merytoryczna "wychodzi" poza biura, natomiast one same stały się bardziej miejscem interakcji społecznej, wymiany myśli, utrzymywania kultury korporacyjnej czy pewnej identyfikacji ze swoim pracodawcą.
Sebastian Rączkowski: - Branża elastycznych rozwiązań biurowych dostała przyspieszenia po 2015 roku i tak naprawdę ostatnie siedem lat spowodowało ogromną zmianę na tym rynku. Pandemia i wojna tylko potwierdziły, że jest to słuszny kierunek.
Natomiast to, co się wydarzyło w ciągu ostatnich trzech lat, to skokowy rozwój nietradycyjnych form pracy - home office czy nomadyzm sprawdziły się. Okazało się, że pewną część pracy można wykonywać gdziekolwiek. Biura w dużej mierze i szybko przestały być klasycznym miejscem wykonywania działalności, do której firmy są powołane, a stały się przestrzenią wymiany myśli i spotkań. W związku z tym ich styl i funkcje uległy i będą ulegać zmianie.
Co buduje się w Trójmieście. Nowe inwestycje biurowe
Pandemia doskonale pokazała zalety pracy poza biurem - w początkowym okresie większą uwagę zwracaliśmy na bezpieczeństwo i zdrowie, później jednak coraz bardziej do głosu dochodził własny komfort. Ale nie ma się też co oszukiwać - ogromna skala tego zjawiska pokazała również pewną naturalną trudność pracy z domu. Mamy w nim szczekającego psa czy płaczące dziecko. Nie wszyscy mamy też warunki, aby więcej niż jedna osoba pracowała zdalnie z domu.
Czym się różnią elastyczne rozwiązania biurowe od tradycyjnych przestrzeni biurowych?Najemcy konwencjonalni przestają być zainteresowani długoterminowymi umowami, a wyposażenie biura musi odzwierciedlać dzisiejsze potrzeby, a nie takie, jak kilka lat temu, kiedy powstawało.
Marta Burak: - Elastyczność jest tu słowem - kluczem. Jesteśmy elastyczni pod każdym względem. Poczynając od długości umowy, poprzez wielkość biura, po możliwość jego powiększenia. Kiedy firma wybiera biuro "tradycyjne", to zasadniczo ma ono określone ramy i nie da się go powiększyć. U nas ściany są "z gumy". Często jest tak, że firma zaczyna od 10 osób, a kończy na 100 zatrudnionych.
Nasza elastyczność jest nie do osiągnięcia na tradycyjnym rynku. Firmy po całym zamieszaniu ostatnich lat nie chcą się tak ochoczo wiązać długoterminowymi umowami, szukają też powierzchniowego dopasowania do nowych modeli prac, najczęściej hybrydowych. My dajemy im taką możliwość.
Czemu przed pandemią rozwiązania elastyczne nie miały takiej popularności jak obecnie?
SR: - W 2014 roku Marta otwierała pierwsze elastyczne biura w Trójmieście.
MB: - Wówczas moją rolą było głównie edukowanie rynku. Niewiele osób wiedziało wtedy, czym są biura elastyczne. Musiałam edukować nie tylko potencjalnych klientów, ale też współpracujące z nami agencje
nieruchomości. Rynek był więc płytki, zainteresowanych wynajęciem takich biur było małe, a wypełnienie przestrzeni w centrum biurowym było zadaniem trudnym, wymagającym wiele pracy i cierpliwości. Od tamtego czasu poszliśmy mocno do przodu i powstało bardzo dużo firm oferujących elastyczne powierzchnie biurowe w różnych lokalizacjach. W przypadku Collabu bazujemy na wysokim standardzie i świetnym skomunikowaniu samych budynków - tuż przy stacjach
SKM. Staramy się też wyróżnić designem i jakością wykończenia, przykładając szczególną wagę do kwestii ergonomii, akustyki oraz - co niezmiernie ważne w przypadku flexów - poczucia bezpieczeństwa i prywatności.
Kto wcześniej decydował się na skorzystanie z oferty elastycznych powierzchni biurowych? Kto jest teraz głównym klientem takich rozwiązań?Jeszcze kilka lat temu każdy zatrudniony musiał mieć swoje miejsce pracy bez względu na to, czy był na urlopie, chorował, czy przebywał w delegacji. Funkcjonowała kultura umeblowania swojego biurka zdjęciami dzieci, z podróży itp.
SR: - Historycznie tym produktem zawsze interesowały się małe firmy, które chciały umiejscowić kliku pracowników w dobrym miejscu i mieć rozpoznawalny adres. Przykładem są podmioty z branży finansowej, zatrudniające kilka osób. Ich pracownicy nie mogli przecież pracować i spotykać się z klientami w kawiarni, z kolei "prawdziwe" biura były często niedostępne dla tak małych organizacji.
Teraz na elastyczne rozwiązania decydują się również oddziały dużych, międzynarodowych korporacji, które często w takich miejscach rozpoczynają budowanie zespołu do swojego docelowego biura. Dzięki rozwiązaniom flex mają do dyspozycji pełną infrastrukturę biurową i mogą zatrudnić nawet 100 osób, które pracują w komfortowych warunkach do czasu otwarcia właściwego biura.
Bo umowa na biuro konwencjonalne tym się jeszcze różni od umowy flex, że najczęściej trzeba poczekać zanim to biuro (biurowiec) zostanie wybudowane, a przynajmniej nasza powierzchnia wykończona i zaaranżowana. Same umowy negocjowane są około roku, później biura wykańcza się i przygotowuje pod konkretne wymagania najemcy, co zajmuje kolejne miesiące. Przeciętna umowa najmu trwa przez kolejne 3-5-7 lat, a są przygody z biurem, które mogą trwać 10 czy nawet kilkanaście lat.
Czyli nie przywiązujecie się zbytnio do waszych klientów? Czy może są obecnie firmy, które decydują się tylko na korzystanie z elastycznych rozwiązań?SR: - Wolumen klientów, którzy z nami zostają i traktują przestrzeń elastyczną, jako docelową, jest obecnie nieporównywalnie większy niż przed pandemią.
Postpandemiczne modele pracy powodują to, że dla 100 zatrudnionych nie musimy już mieć 1 tys. m kw. Zawsze ktoś jest na home office, dlatego większą uwagę zwraca się teraz na części wspólne czy przestrzenie do prowadzenia wideokonferencji, a nie tradycyjne miejsca - stanowiska pracy.
Jeszcze kilka lat temu każdy zatrudniony musiał mieć swoje miejsce pracy bez względu na to, czy był na urlopie, chorował, czy przebywał w delegacji. Funkcjonowała kultura umeblowania swojego biurka zdjęciami dzieci, z podróży itp. Kiedy rozwiązania elastyczne zagnieździły się na dobre, zaczęło się to zmieniać. W wielu firmach wprowadzono politykę "clean desk policy" - gdy kończymy pracę sprzątamy nasze biurko, a następnego dnia siadamy przy pierwszym wolnym miejscu.
Firmy po całym zamieszaniu ostatnich lat nie chcą się tak ochoczo wiązać długoterminowymi umowami, szukają też powierzchniowego dopasowania do nowych modeli prac, najczęściej hybrydowych.
Przechodzimy do takiego etapu, kiedy najemcy konwencjonalni przestają być zainteresowani długoterminowymi umowami. Wyposażenie biura musi odzwierciedlać dzisiejsze potrzeby, a nie takie, jak kilka lat temu, kiedy powstawało. Zmiana aranżacji to zazwyczaj duży wydatek, a sami właściciele biur nie są zazwyczaj zainteresowani ponoszeniem kolejnych kosztów, tym bardziej, jeśli chodzi o małe powierzchnie.
Czy rozwiązania elastyczne są droższe od wynajmu tradycyjnego?MB: - Na pierwszy rzut oka cena jest wyższa niż w przypadku biura konwencjonalnego, jednak trzeba mieć świadomość, co się w takiej cenie zawiera. Przy wynajmie biura tradycyjnego patrzymy na cenę najmu metra
kwadratowego pustej powierzchni, plus opłaty eksploatacyjne. My w cenie stanowiska pracy dajemy wszystko. Sami zainwestowaliśmy w nowoczesne zaaranżowanie i wyposażenie biura, infrastrukturę i okablowanie, dajemy w cenie zaplecze socjalne, wszystkie media i urządzenia biurowe, ponadto całe mnóstwo drobnych rzeczy, które składają się na biuro. Należy więc zadać sobie pytanie, ile faktycznie kosztuje nas biuro tradycyjne, jeśli te wszystkie koszty podsumujemy.
W biurze tradycyjnym zawsze jest też jakiś manager, który się nim opiekuje. Często jest osoba na etacie, co oznacza dodatkowe koszty, zazwyczaj niemałe. W wariancie typu flex office manager jest pracownikiem operatora, z usług którego czerpią wszyscy najemcy.
SR:- Naszą jednostką sprzedażową jest stanowisko pracy, a nie metr kwadratowy. Jeśli podzielimy globalne koszty prowadzenia tradycyjnego biura przez ilość osób, które w nim przebywają, to się okaże, że metr kwadratowy jest tam tańszy, ale niekoniecznie każdy metr jest tam tak efektywnie wykorzystywany.
Wspomnieliście na początku, że funkcja biura drastycznie się zmieniła. Jaką rolę teraz ono pełni? Jest to bardziej miejsce spotkań niż "fabryka z komputerami"?SR:- Część merytoryczna "wychodzi" poza biura, natomiast one same stały się bardziej miejscem interakcji społecznej, wymiany myśli, utrzymywania kultury korporacyjnej czy pewnej identyfikacji ze swoim pracodawcą. W 2023 roku możemy mieć dostęp do wszystkiego z własnego telefonu. Postęp technologiczny, szczególnie w branży usług dla biznesu, poszedł tak daleko, że chyba nie ma już zadania, którego nie można wykonać na urządzeniu mobilnym.
Czy dojdziemy kiedyś do tego, że nie tylko biura tradycyjne, ale też elastyczne staną się zupełnie zbędne?MB: Nie wiem, co by się musiało zdarzyć, chyba tylko totalna pandemia i ludzie zamknięci w bunkrach. W innych przypadkach ludzie będą chodzili do pracy. Biura elastyczne będą cały czas potrzebne. Biura tradycyjne też, choć w nieco innej formule. Trzeba pamiętać, że nie wszystkie branże nadają się do rozwiązań flex. Sektor medyczny pozostanie w swoich biurach, podobnie jak część sektora usług dla biznesu, który zatrudnia bardzo dużą liczbę pracowników, duża bankowość i finanse podobnie.
SR: - Pojawienie się na rynku rozwiązań elastycznych nie spowodowało zatrzymania budów. Jest ich nawet coraz więcej. Gdańsk przekroczył niedawno 1 mln m kw. nowoczesnych powierzchni biurowych. Na pewno
dynamika przyrostu będzie trochę inna. Biurowce jednak cały czas powstają. Po prostu miejsce tradycyjnych najemców w części przejmą operatorzy elastyczni. Collab, jako
koncept, powstał zresztą w odpowiedzi na te zmieniające się realia i potrzeby rynku. To marka stworzona pod parasolem Torusa, dewelopera biurowego, który swój standard budynków i tradycyjnych biur postanowił wykorzystać tworząc dodatkowo ofertę elastycznych powierzchni.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
Filmy